Trong thời đại phát triển của công nghệ thông tin, ký kết hợp đồng truyền thống đang dần được thay thế bằng hợp đồng điện tử nhờ sự tiện lợi, thông minh, nhanh chóng, không cần phải gặp mặt trực tiếp hay chờ đợi chuyển phát hồ sơ giấy thông thường, tất cả chỉ gói gọn trong cùng một hệ thống quản lý.
| 1. Hợp đồng điện tử là gì? Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử 2. Hợp đồng điện tử có ưu thế gì hơn so với hợp đồng giấy truyền thống? 3. Giải pháp hợp đồng điện tử SAVIS eContract |
1. Hợp đồng điện tử là gì? Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử
Theo điều 33, Luật Giao dịch điện tử 2005, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, thực hiện trên các phương tiện thiết bị điện tử, từ tính, công nghệ điện toán đám mây, kỹ thuật số.
Hợp đồng điện tử chính là giải pháp tối ưu khi cho phép các doanh nghiệp ký kết hợp đồng từ xa, mọi lúc, mọi nơi đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh Covid-19 đang diễn biến khá phức tạp. Tuy nhiên, để tận dụng tối ưu công cụ này, doanh nghiệp cần hiểu và nắm rõ khung pháp lý cho việc ký kết, thực hiện giao dịch hợp đồng điện tử.
Về mặt giá trị pháp lý, hợp đồng điện tử có giá trị tương đương hợp đồng giấy và không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Đồng thời, hợp đồng điện tử phải đáp ứng đầy đủ những điều kiện sau:
- Toàn vẹn và xác thực về nội dung: hợp đồng điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn về mặt nội dung, không thể thay đổi, sửa xóa thông tin.
- Xác thực tài liệu: có thể xác thực thông tin người ký, thời gian ký trong dài hạn, đáp ứng yêu cầu lưu trữ với từng loại hợp đồng, chứng từ.
- Khả năng truy cập: Bản hợp đồng điện tử có thể đọc được, xem được bằng phương pháp mã hóa hợp pháp mà hai bên thỏa thuận với nhau.
2. Hợp đồng điện tử có ưu thế gì hơn so với hợp đồng giấy truyền thống?
Hợp đồng điện tử đang chiếm ưu thế lớn so với hợp đồng giấy truyền thống, đặc biệt là trong thời điểm dịch Covid-19 bùng phát. Theo dõi bảng dưới đây để thấy rõ về những ưu thế vượt trội của hợp đồng điện tử so với hợp đồng giấy truyền thống:
| Hợp đồng điện tử | Hợp đồng giấy truyền thống | |
| Quy trình | – Quy trình trực tuyến – online – Tự động hóa quy trình, 100% không giấy tờ | – Quy trình trực tiếp offline – phức tạp – Giấy tờ nhiều, khó khăn trong quá trình lưu trữ |
| Hình thức | Hệ thống điện tử, không giấy tờ | Giấy tờ truyền thống |
| Phương thức | – Ký trực tiếp bằng máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh. – Ký kết từ xa, mọi lúc, mọi nơi – Có thể ký nhiều hợp đồng cùng một lúc. | – Ký tay và đóng dấu đỏ trên hợp đồng giấy – Bắt buộc phải ký và đóng dấu từng hợp đồng bằng tay |
| Nội dung | Ngoài các nội dung như Hợp đồng truyền thống, các bên giao kết hợp đồng điện tử có thể thoả thuận về: | Nội dung của hợp đồng truyền thống |
| – Yêu cầu kỹ thuật – Chứng thực chữ ký điện tử – Các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật | – Đối tượng của hợp đồng; – Số lượng, chất lượng; – Giá, phương thức thanh toán; – Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng; – Quyền, nghĩa vụ của các bên; -Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; – Phương thức giải quyết tranh chấp giữa các bên | |
| Phương thức ký kết | Ký điện tử, ký số | Ký tay |
| Lưu trữ hợp đồng | Lưu trữ tập trung, bảo mật tối đa, dễ dàng tìm kiếm tài liệu khi cần đến. | Lưu tại các kho lưu trữ vật lý truyền thống, khó đảm bảo an ninh hồ sơ, tài liệu |
| – Lưu trữ điện tử an toàn với hệ thống bảo mật đạt tiêu chuẩn quốc tế. – Dễ dàng quản lý trạng thái, tra cứu, tìm kiếm hợp đồng theo từ khóa và các trường thông tin | – Lưu trữ trực tiếp trong nhà kho tài liệu, tốn không gian và công sức cất giữ – lưu trữ tài liệu giấy – Rủi ro mất mát, thất lạc, mối mọt ăn giấy, mục nát giấy tờ,… – Khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu. – Hệ thống bảo mật không được đảm bảo, khó kiểm soát, quản lý | |
| Chi phí | Tiết kiệm thời gian và chi phí lên đến 90% | Thời gian để hoàn tất một bộ hợp đồng kéo dài, chi phí chuyển phát, lưu kho lớn |
| – Không cần phải chi trả phí chuyển phát giấy tờ, in ấn, lưu kho. – Người ký có thể linh động trong thời gian và địa điểm ký kết hợp đồng. | – Mất thời gian chờ đợi khách hàng phản hồi thông tin mới có thể tiếp tục quy trình giao dịch. – Phụ thuộc thời gian của lãnh đạo khi phải chờ đợi họ ký chữ ký. – Tốn thời gian chuyển phát hợp đồng qua lại hai bên, rủi ro thất lạc hợp đồng ở mức độ cao. |
3. Giải pháp hợp đồng điện tử SAVIS eContract
Hợp đồng điện tử có rất nhiều ưu thế nếu so sánh với hợp đồng truyền thống. Tuy nhiên, hợp đồng điện tử vẫn luôn tồn tại những rủi ro về khả năng xác thực người ký, thời gian ký (không thể xác thực người ký, thời gian ký khi chứng thư số hết hạn), khả năng truy cập, đọc, xem tài liệu (không thể truy cập tài liệu do sự thay đổi công nghệ) hay tính toàn vẹn dữ liệu (chỉnh sửa nội dung tài liệu sau thời điểm ký)…
Giải pháp nào có thể giảm thiểu những rủi ro gặp phải trong khi ký kết hợp đồng điện tử?
Giải pháp Hợp đồng điện tử SAVIS eContract là giải pháp ký hợp đồng điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam được tích hợp tính năng ký số đóng dấu thời gian timestamp, ký số nâng cao AdES, kết hợp cùng với công nghệ xác thực lâu dài LTV, LTANS được đánh giá là giải pháp công nghệ có thể đáp ứng cao nhất về chống gian lận, giả mạo trong giao dịch điện tử và đảm bảo giá trị pháp lý khi lưu trữ điện tử đối với tài liệu điện tử nói chung và hợp đồng điện tử nói riêng. Giải pháp hợp đồng điện tử – SAVIS eContract giúp các tổ chức, doanh nghiệp kéo dài thời gian lưu trữ, xác thực tài liệu điện tử trong vòng 5 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn kể cả khi chứng thư số bị hết hạn hoặc bị thu hồi.
Giải pháp hợp đồng điện tử SAVIS eContract phục vụ nhu cầu số hóa – tự động hóa quy trình ký hợp đồng điện tử của tổ chức, doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, đáp ứng cao nhất về tiêu chuẩn kỹ thuật theo Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông và tiêu chuẩn quốc tế eIDAS.
Với khả năng tự động hóa từ khởi tạo văn bản, ký, lưu trữ, vận chuyển và trích xuất tài liệu, SAVIS eContract đã hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc điện tử không giấy tờ một cách nhanh chóng nhất, tiết kiệm nhất, an toàn và bảo mật tối đa.
Liên hệ ngay, tư vấn liền tay TẠI ĐÂY!