1. Chứng chỉ, chứng nhận điện tử là nhu cầu chuyển đổi tất yếu
Số hóa tài nguyên, chuyển đổi tài liệu bản giấy sang bản điện tử là bước đi đầu tiên mà mọi tổ chức, doanh nghiệp cần làm trước khi số hóa quy trình, số hóa các phương thức làm việc, cộng tác, vận hành trên lộ trình chuyển đổi số.
Bên cạnh những tài liệu được lưu hành nội bộ, công văn, báo cáo điện tử, hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử thì bằng cấp, chứng chỉ, chứng nhận điện tử được ra đời như một đòi hỏi chuyển đổi tất yếu, để thay thế chứng chỉ, chứng nhận bản giấy dễ bị làm giả, sửa xóa, thất lạc, biến dạng, rách, mờ chữ theo thời gian và tốn nhiều chi phí in ấn, vận chuyển, lưu kho.
Tuy nhiên, làm thế nào để chứng chỉ, chứng nhận điện tử không bị gian lận, giả mạo, chỉnh sửa bất hợp pháp trong quá trình ban hành, ký số, gửi – nhận, lưu trữ tài liệu, làm thế nào để người dùng yên tâm sử dụng bản điện tử mà không lo lắng về giá trị pháp lý trong dài hạn của nó. Đây chính là bài toán mà một giải pháp công nghệ cần giải quyết.
2. Ký số chứng thực là gì?
Khác với các loại văn bản khác, chứng chỉ, chứng nhận, công chứng điện tử phải thể hiện được chủ thể ban hành, tác giả, quyền tác giả, nguồn gốc của chứng chỉ. Vì thế, ngoài những đặc tính cơ bản của chữ ký số thông thường (tính toàn vẹn, tin cậy, chống chối bỏ), ký số chứng thực sử dụng trong chứng nhận, chứng chỉ điện tử cho phép bảo vệ tài liệu và kiểm soát các thay đổi, bao gồm:
- Khả năng khóa, ngăn chặn sửa đổi bổ sung hoặc chỉ định các thao tác được phép thực hiện trên tài liệu.
- Các thành phần không thể thiếu đi kèm chữ ký chứng thực là ký số đóng dấu thời gian điện tử (TimeStamp) và ký số xác thực lâu dài. Tài liệu khi được ký số chứng thực sẽ đảm bảo tính định danh người ký, tính xác thực, toàn vẹn, chống chối bỏ trong dài hạn, đảm bảo giá trị bằng chứng, chứng cứ điện tử kể cả khi chứng thư số trên tài liệu bị hết hạn, thu hồi hay CA ngừng cung cấp dịch vụ, đồng thời tuân thủ các quy định về lưu trữ điện tử lâu dài.
Chữ ký số chứng thực phải là chữ ký số đầu tiên trên tài liệu và có thể là chữ ký số duy nhất nếu tổ chức, cá nhân sau khi ký đã khóa chức năng ký hoặc không chỉ định vùng ký cho người kế tiếp. Điều này mang lại sự kiểm soát tối ưu với các văn bằng, chứng chỉ quan trọng, đảm bảo quyền tác giả là không thể bị phủ nhận.
3. Dễ dàng nhận biết chữ ký số chứng thực
Công nghệ ký số chứng thực được công nhận và xác thực được bởi Liên minh PDF (PDF Association). Các phần mềm đọc PDF phổ biến như Adobe Reader hoặc Foxit Reader đều có thể nhận diện chữ ký số chứng thực và hiển thị cho người dùng biết thông qua thanh thông báo “Certificated by….” kèm biểu tượng.
Các ký hiệu “ruy băng xanh”, “dấu hỏi” và “dấu X đỏ” cho phép người dùng nhận diện tính xác thực của tài liệu. Khi mở một tài liệu đã được chứng thực, phần mềm tự động kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu kể từ thời điểm ký. Trong trường hợp cần thiết, phần mềm sẽ tiến hành phân tích các thay đổi phát hiện được và thông báo cho người dùng về tính không toàn vẹn của tài liệu.
4. SAVIS eCertify - Giải pháp chứng chỉ, chứng nhận điện tử đầu tiên tại Việt Nam
SAVIS eCertify là giải pháp chứng chỉ, chứng nhận điện tử đầu tiên được phát triển tại Việt Nam. Giải pháp sử dụng công nghệ ký số hiện đại nhất với tính năng ký chứng thực chuyên dùng cho các loại văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận, công chứng điện tử, cho khả năng ký số nâng cao, ký số xác thực lâu dài, ký số lưu trữ lâu dài, đảm bảo tính hiệu lực pháp lý dài hạn cho chứng nhận, chứng chỉ điện tử trong 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn, mà không phụ thuộc vào thời hạn chứng thư số sử dụng.
SAVIS eCertify đảm bảo tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 2005, Thông tư số 06/2015/TT-BTTTT, Thông tư số 22/2020/TT-BTTTT cũng như đáp ứng chuẩn ISO 32000 về tiêu chuẩn tài liệu PDF cho lưu trữ điện tử lâu dài.
5. Khẳng định quyền tác giả và tạo nhận diện thương hiệu
- Một tài liệu chỉ có thể có duy nhất một chữ ký số chứng thực
- Cho phép tác giả có toàn quyền kiểm soát khu vực ký, vùng ký, hoặc các thao tác được phép khác trên tài liệu
- Không cần phần mềm chuyên dụng, chỉ cần sử dụng các phần mềm đọc PDF phổ biến (như Adobe Reader hoặc Foxit Reader) là có thể kiểm tra tính pháp lý của chữ ký số trên chứng nhận, chứng chỉ điện tử và thông báo cho người dùng về tác giả tài liệu
- Đảm bảo tính tin cậy, toàn vẹn, xác thực của tài liệu khi truyền gửi qua môi trường mạng. Bất cứ thay đổi sửa xóa nào về nội dung đều phát hiện được.
6. Tiết kiệm đến 90% chi phí so với chứng chỉ, chứng nhậm giấy
B
7. Ký số nâng cao sử dụng công nghệ xác thực lâu dài LTV
- Tính toàn vẹn dữ liệu
- Tính chống chối bỏ về thời gian và chủ thể ký
- Tính xác thực được của chứng chỉ, chứng nhận điện tử ngay cả khi chứng thư số hết hạn hoặc bị thu hồi, hoặc nhà cung cấp ngừng dịch vụ.
- Lưu trữ điện tử lâu dài trong 10 năm, 20 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn
8. Tích hợp tính năng Smart form và tự động hóa quy trình
- Từ các mẫu đã thiết kế, người dùng có thể tạo được các chứng chỉ, chứng nhận dễ dàng bằng việc tải lên file excel có chứa các trường thông tin trên chứng chỉ, chứng nhận và hệ thống sẽ tự động điền dữ liệu vào mẫu. Từ đó hệ thống sẽ trả ra các chứng chỉ, chứng nhận hoàn thiện bao gồm đầy đủ các thông tin và định dạng mong muốn của người dùng.
- Cho phép tác giả có toàn quyền kiểm soát khu vực ký, vùng ký, hoặc các thao tác được phép khác trên tài liệu
- Tự thiết lập quy trình ký linh hoạt nhờ tích hợp giải pháp tự động hoá quy trình SAVIS BPM Paperless.
9. Ứng dụng của SAVIS eCertify
- Chứng nhận bảo hiểm điện tử
- Bằng tốt nghiệp điện tử
- Bảng điểm điện tử
- Chứng chỉ ngoại ngữ
- Chứng chỉ tin học
- Chứng chỉ đào tạo
- Chứng nhận Bản quyền tác giá
- Chứng nhận Sở hữu trí tuệ
- Tài liệu công chứng điện tử
- Bằng khen điện tử
- Chứng nhận bồi dưỡng nghiệp vụ
- Chứng chỉ hành nghề khám bệnh, chữa bệnh
- Chứng chỉ hành nghề dược
- Chứng chỉ hành nghề luật sư
- Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh
- Chứng nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng
- Chứng nhận hợp quy
- Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Bản vẽ thiết kế, bản vẽ kiến trúc,...
- Các tài liệu cần xác nhận quyền sở hữu
- Các loại chứng chỉ, chứng nhận khác
SAVIS - Chuyên gia về ký số và lưu trữ điện tử
SAVIS là đơn vị Đầu tiên và Duy nhất tại Việt Nam cung cấp giải pháp ký số nâng cao AdES với ký đóng dấu thời gian Timestamp, chuẩn LTV, LTANS cho lưu trữ lâu dài, lưu trữ vĩnh viễn và công chứng điện tử e-Notary theo tiêu chuẩn EU và quốc tế, áp dụng trong mọi lĩnh vực:
– Tài chính – Ngân hàng,
– Bảo hiểm,
– Y tế,
– Giáo dục,
– Tư pháp,
– Sản xuất,
– Thương mại,
– Nông nghiệp,
– Logistic…